Materi 13: Monitoring & Controlling Projects

EVM, Quality Control, Burn Charts, dan lainnya

📑 Daftar Isi

1. Gambaran Umum 2. Earned Value Management (EVM) 3. Rumus-Rumus EVM 4. Performance Reports 5. Integrated Change Control 6. Scope Management 7. Schedule Control 8. Quality Control & 7 Basic Tools 9. Resource, Comm, Stakeholder, Risk, Procurement 10. Agile: Burn & Velocity Charts 11. Ringkasan & Cara Menghafal 12. Latihan Soal

📊 1. Gambaran Umum

Monitoring & Controlling = mengukur progres secara reguler, memastikan proyek memenuhi tujuan & kebutuhan bisnis, dan mengambil tindakan korektif jika perlu.

📈 2. Earned Value Management (EVM)

EVM = teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan scope, time, dan cost.

Tiga Nilai Dasar EVM:

NilaiNamaPenjelasan Sederhana
PVPlanned ValueBerapa yang SEHARUSNYA sudah dikerjakan menurut jadwal (dalam Rupiah)
ACActual CostBerapa biaya yang BENAR-BENAR sudah dikeluarkan
EVEarned ValueNilai pekerjaan yang BENAR-BENAR sudah selesai (dalam Rupiah)
🧠 Cara Ingat: PV = Plan, AC = Actual cost, EV = "Earned" = apa yang sudah kamu "dapatkan/selesaikan"

🔢 3. Rumus-Rumus EVM (WAJIB HAFAL!)

RumusFormulaInterpretasi
CV (Cost Variance)CV = EV - ACNegatif = Over budget ❌
Positif = Under budget ✅
SV (Schedule Variance)SV = EV - PVNegatif = Behind schedule ❌
Positif = Ahead of schedule ✅
CPI (Cost Performance Index)CPI = EV / AC< 1 = Over budget ❌
> 1 = Under budget ✅
SPI (Schedule Performance Index)SPI = EV / PV< 1 = Behind schedule ❌
> 1 = Ahead of schedule ✅
EAC (Estimate at Completion)EAC = BAC / CPIPrediksi total biaya akhir proyek
New DurationOriginal Duration / SPIPrediksi kapan proyek selesai
💡 Contoh Perhitungan:
AC = $1,500 | EV = $2,000
CV = EV - AC = $2,000 - $1,500 = $500 → Under budget ✅
CPI = $2,000 / $1,500 = 1.33 → Efisien
⚠️ INGAT: Angka negatif pada CV/SV = BURUK. CPI/SPI < 1 = BURUK. Semua rumus EVM dimulai dengan EV!

Contoh Lengkap:

BAC = $1.2M, proyek 12 bulan. Di bulan 6: PV = $600K, EV = $900K, AC = $1.2M

📋 4. Performance Reports

Tipe LaporanMenjawab Pertanyaan
Status ReportDi mana posisi proyek SEKARANG? (scope, time, cost saat ini)
Progress ReportApa yang sudah DISELESAIKAN dalam periode tertentu?
ForecastBagaimana PREDIKSI masa depan berdasarkan tren?

🔄 5. Integrated Change Control

3 tujuan utama:

  1. Influencing factors — Pastikan perubahan itu beneficial
  2. Determining a change has occurred — PM harus tahu status proyek setiap saat
  3. Managing actual changes — Kelola perubahan saat terjadi
💡 Change Control Board (CCB) = yang bertanggung jawab menyetujui/menolak change request, terutama perubahan MAJOR.

🎯 6. Scope Management

Validating Scope

= Penerimaan FORMAL deliverable oleh customer/stakeholder melalui inspeksi & sign-off.

Controlling Scope

Mencegah scope creep (perluasan scope tanpa kontrol). Perubahan beneficial didorong, unnecessary changes dicegah.

⏱️ 7. Schedule Control

Jadwal sering jadi sumber konflik terbesar karena waktu mudah diukur dan tidak fleksibel.

Tracking Gantt Chart

🔍 8. Quality Control & 7 Basic Tools of Quality

Output utama Quality Control: acceptance decisions, rework, process adjustments.

NoToolPenjelasan
1Cause-and-Effect DiagramFishbone/Ishikawa — lacak root cause. Gunakan teknik 5 Whys
2Control ChartGrafik proses dari waktu ke waktu. Deteksi apakah proses in/out of control. Seven Run Rule: 7 data point berturut-turut di atas/bawah mean → proses perlu diperiksa
3ChecksheetFormulir untuk mengumpulkan & menganalisis data (tally sheet)
4Scatter DiagramMenunjukkan hubungan (korelasi) antara dua variabel
5HistogramBar graph distribusi variabel (frekuensi)
6Pareto ChartHistogram yang diurutkan dari tertinggi ke terendah. Aturan 80-20: 80% masalah dari 20% penyebab
7FlowchartAlur proses dengan decision points
🧠 Hafal 7 Tools: CC-CS-SH-PF — Cause-effect, Control chart, Checksheet, Scatter, Histogram, Pareto, Flowchart

📡 9. Resource, Communications, Stakeholder, Risk, Procurement

Controlling Resources

Memastikan physical resources tersedia sesuai rencana & monitor planned vs actual utilization.

Monitoring Communications

Memastikan kebutuhan informasi stakeholder terpenuhi sepanjang project lifecycle.

Monitoring Stakeholder Engagement

Monitor hubungan & sesuaikan strategi engagement. Current engagement level ditulis di Stakeholder Register.

Monitoring Risks

Track identified risks, implementasi response plans, identifikasi risiko baru. Workarounds = unplanned responses (tidak ada contingency plan).

Controlling Procurements

Kelola hubungan procurement, monitor kinerja kontrak. Constructive Change Orders = tindakan oral/tertulis yang bisa dianggap setara change order tertulis.

🏃 10. Agile: Burn & Velocity Charts

ChartMenampilkanIngat
Burndown ChartJumlah sisa pekerjaan (tasks remaining) — garis MENURUN"Burn DOWN = turun"
Burnup ChartJumlah pekerjaan yang SELESAI — garis NAIK. Juga menunjukkan perubahan total planned work."Burn UP = naik"
Combined Burn ChartGabungan completed + remainingVersi lengkap
Velocity ChartProduktivitas tim per sprint. Bukan untuk monitoring tim, tapi untuk release planning."Velocity = kecepatan tim"
⚠️ Burn charts TIDAK menunjukkan TASK MANA yang selesai — hanya jumlahnya. Jadi bisa saja progress terlihat bagus tapi task penting belum dikerjakan.

🧠 11. Ringkasan & Cara Menghafal

RUMUS EVM — SEMUA DIMULAI DARI EV:

  • CV = EV - AC (Cost)
  • SV = EV - PV (Schedule)
  • CPI = EV / AC
  • SPI = EV / PV
  • EAC = BAC / CPI
  • New Duration = Original / SPI
  • Negatif/kurang dari 1 = BURUK
7 Tools: Fishbone, Control Chart, Checksheet, Scatter, Histogram, Pareto, Flowchart
Pareto = 80-20 rule | Control Chart = Seven Run Rule
Burndown = sisa tugas | Velocity = bukan monitoring, tapi release planning
CCB = approves/rejects change requests

🎯 12. Latihan Soal: Monitoring & Controlling

1. Jika AC = $1,500 dan EV = $2,000, maka Cost Variance adalah...

Jawaban: A. CV = EV - AC = $2,000 - $1,500 = $500 (positif = under budget).

2. Sprint teams menggunakan ... untuk mengukur berapa banyak work yang bisa diselesaikan tiap iterasi.

Jawaban: B. Velocity charts measure how much work per iteration.

3. Chart yang menunjukkan jumlah pekerjaan SELESAI dibandingkan rencana adalah...

Jawaban: D. Burnup = shows work completed compared to plan.

4. Yang bertanggung jawab menyetujui/menolak change request (terutama major) adalah...

Jawaban: A. CCB approves/rejects change requests.

5. ... adalah rangkaian kegiatan proaktif yang memastikan proses pengembangan memenuhi standar kualitas.

Jawaban: B. QA = proactive activities ensuring processes meet quality standards.

6. The main outcomes of ... are acceptance decisions, rework, and process adjustments.

Jawaban: D. Quality Control outputs = acceptance decisions, rework, process adjustments.

7. Teknik untuk resolve resource conflicts dengan menunda tasks adalah...

Jawaban: D. Resource leveling = resolving conflicts by delaying tasks.

8. Progress Report menggambarkan...

Jawaban: C. Progress report = what team has accomplished during certain period.

9. Current stakeholder engagement level ditulis di...

Jawaban: C. Current engagement level written in stakeholder register.

10. Aturan 80-20 (80% masalah dari 20% penyebab) digunakan pada...

Jawaban: C. Pareto chart = 80-20 rule.

11. Seven Run Rule pada Control Chart berarti...

Jawaban: B. Seven run rule = 7 consecutive points above/below mean = non-random problem.

12. Jika CPI = 0.8 dan SPI = 1.2, proyek ini...

Jawaban: A. CPI < 1 = over budget. SPI > 1 = ahead of schedule.

📚 Manajemen Proyek TI — Fasilkom UI | UAS Study Material