Materi 12: Executing Projects

Eksekusi proyek — Dari teori motivasi hingga conflict management

📑 Daftar Isi

1. Pentingnya Eksekusi 2. Integration Management 3. Conflict Management 4. Managing Knowledge 5. Managing Quality 6. Resource Management 7. Teori Motivasi 8. Team Development 9. Communications & Stakeholder 10. Leadership Styles 11. Agile Executing 12. Ringkasan & Cara Menghafal 13. Latihan Soal

🚀 1. Pentingnya Eksekusi Proyek

Rencana bagus itu penting, tapi eksekusi yang baik jauh lebih penting. CEO gagal bukan karena rencana buruk, tapi karena gagal mengeksekusi.

Sebagian besar waktu & anggaran proyek dihabiskan pada eksekusi
Tidak ada dua proyek yang dieksekusi dengan cara yang persis sama karena ada uncertainty/risk
Stakeholders mengharapkan hasil nyata dari eksekusi yang efektif

📦 2. Integration Management saat Eksekusi

Hal-hal penting saat directing & managing project work:

Coordinate planning & execution — Update rencana saat ada perubahan
Develop soft skills — Leadership, team building, communication, motivation, negotiation, conflict management
Provide supportive organizational culture
Break the rules when needed — Gunakan political skills jika perlu
Capitalize on expertise — Gunakan keahlian untuk bimbing tim

Output Utama Eksekusi:

Output	Penjelasan
Deliverables	Produk/jasa yang dihasilkan proyek — OUTPUT PALING PENTING menurut sponsor
Work Performance Data	KPI, technical measures, actuals (tanggal, durasi, biaya). PM juga pakai MBWA (Management By Wandering Around) — informal observation
Issue Log	Dokumen yang melacak masalah/disputes yang harus diselesaikan. Critical issue = hal yang menghalangi progress
Change Requests	Permintaan perubahan formal/informal dari PM, tim, supplier, stakeholder
Lessons Learned Register	Mencatat tantangan, masalah, dan pembelajaran sepanjang proyek

💡 Milestone Report = cara umum merangkum work performance data. Milestone = titik penting dalam proyek.

⚔️ 3. Conflict Management

Konflik itu TIDAK selalu buruk! Bisa menghasilkan ide baru, alternatif lebih baik, dan motivasi. Tapi perlu dikelola.

Thomas-Kilmann Conflict Handling Modes

Dua dimensi: Assertiveness (memuaskan diri sendiri) & Cooperativeness (memuaskan orang lain)

Mode	Assert.	Coop.	Penjelasan
Competing	Tinggi	Rendah	Win-lose, memaksakan pendapat sendiri
Collaborating	Tinggi	Tinggi	Win-win, cari solusi yang memuaskan semua pihak
Compromising	Sedang	Sedang	Masing-masing mengalah sedikit, "ketemu di tengah"
Avoiding	Rendah	Rendah	Menghindar, menunda konflik
Accommodating	Rendah	Tinggi	Mengalah, mengutamakan pihak lain

🧠 Groupthink = konformitas terhadap nilai kelompok tanpa berpikir kritis. Konflik yang sehat bisa mencegah ini.

📚 4. Managing Project Knowledge

📖 Explicit Knowledge

Mudah dijelaskan dengan kata/gambar/angka. Mudah disimpan & didistribusikan. Contoh: textbook, dokumen, manual.

🧠 Tacit Knowledge

Sulit diungkapkan, sangat personal. Contoh: beliefs, insight, pengalaman bertahun-tahun. Dibagi lewat interaksi & percakapan.

Output utama: Lessons Learned Register — harus didokumentasikan SEPANJANG proyek, bukan hanya di akhir.

✅ 5. Managing Quality

Quality Assurance (QA) = aktivitas memastikan standar kualitas terpenuhi. Pertanyaan kuncinya: "Are we doing what we said we would do?"

Tools Quality Improvement:

Benchmarking — Bandingkan dengan proyek/produk lain
Quality Audit — Review terstruktur, bisa internal/pihak ketiga
Process Analysis — Analisis proses, bisa pakai Kanban board
Cause-and-Effect Diagram (Fishbone/Ishikawa) — Cari root cause masalah kualitas

👥 6. Resource Management

Resource Loading vs Resource Leveling

Konsep	Penjelasan
Resource Loading	Jumlah resource yang dibutuhkan jadwal pada periode tertentu. Ditampilkan dengan Resource Histogram (bar chart menunjukkan resource vs waktu).
Overallocation	Lebih banyak resource ditugaskan daripada yang tersedia
Resource Leveling	Menyelesaikan konflik resource dengan menunda task. Tujuan: distribusi resource lebih merata. Menggunakan slack/float.
Resource Smoothing	Time-constrained scheduling — selesai tepat waktu sambil menghindari puncak & lembah resource

💡 Resource Leveling mengurangi masalah manajemen, meningkatkan morale, dan memungkinkan kebijakan just-in-time.

💪 7. Teori-Teori Motivasi (WAJIB HAFAL!)

A. Maslow's Hierarchy of Needs

Kebutuhan manusia berlapis seperti piramida (dari bawah ke atas):

Physiological — Udara, air, makanan (kebutuhan dasar)
Safety — Keamanan fisik, lingkungan aman
Social — Pertemanan, komunitas, rasa memiliki
Esteem — Penghargaan, pengakuan, rasa hormat
Self-Actualization — Pemenuhan diri, bekerja pada potensi maksimal

🧠 Setiap level adalah prerequisite untuk level di atasnya. Hafal: P-S-S-E-S "Pak Sudi Suka Esteh Segar"

B. Herzberg's Motivation-Hygiene Theory

Motivators (pemuas)	Hygiene Factors (pencegah ketidakpuasan)
Achievement, Recognition, Work itself, Responsibility, Advancement, Growth	Gaji, kondisi kerja, supervisi, kebijakan perusahaan

⚠️ Hygiene factor TIDAK memotivasi kalau ada, tapi MENYEBABKAN ketidakpuasan kalau tidak ada!

C. McClelland's Acquired-Needs Theory

Need	Ciri-ciri	Tips Manajemen
Achievement (nAch)	Suka tantangan, hindari risiko terlalu tinggi/rendah, suka feedback, lebih suka kerja sendiri	Beri proyek menantang tapi achievable
Affiliation (nAff)	Suka harmoni, butuh diterima kelompok, suka interaksi personal	Ciptakan lingkungan kooperatif
Power (nPow)	Suka mengarahkan orang lain. Personal power = bossy. Institutional power = untuk tujuan organisasi	Beri kesempatan memimpin

D. McGregor's Theory X dan Theory Y

Theory X (Pesimis)

Pekerja malas, perlu paksaan/ancaman/kontrol ketat. Pekerja mau diarahkan & menghindari tanggung jawab.

Theory Y (Optimis)

Kerja itu natural. Orang termotivasi oleh kepuasan internal. Manajer harus memotivasi berdasarkan ini.

E. Ouchi's Theory Z

Berdasarkan perbandingan manajemen Jepang & Amerika. Menekankan: job for life, fokus kesejahteraan karyawan, work-life balance, loyalitas.

F. Thamhain & Wilemon's Influence Bases

9 basis pengaruh PM. Proyek GAGAL jika PM terlalu bergantung pada authority, money, penalty. Proyek SUKSES jika PM menggunakan work challenge & expertise.

G. Covey's 7 Habits

Be Proactive
Begin with the End in Mind
Put First Things First
Think Win/Win
Seek First to Understand, then to be Understood
Synergize
Sharpen the Saw

🤝 8. Team Development

Tuckman Model (5 Tahap)

Tahap	Penjelasan
Forming	Perkenalan anggota tim
Storming	Konflik muncul — perbedaan pendapat tentang cara kerja
Norming	Menemukan metode kerja bersama
Performing	Fokus pada pencapaian tujuan
Adjourning	Pembubaran tim setelah tujuan tercapai

🧠 Hafal: F-S-N-P-A = "Form-Storm-Norm-Perform-Adjourn"

MBTI (Myers-Briggs Type Indicator)

4 dimensi: E/I (Extrovert/Introvert), S/N (Sensing/Intuition), T/F (Thinking/Feeling), J/P (Judgment/Perception)

Fakta IT: 75% introvert, 55% intuitive, 80% thinking.

Social Styles Profile

Style	Ciri
Drivers	Proactive & task-oriented
Expressives	Proactive & people-oriented
Analyticals	Reactive & task-oriented
Amiables	Reactive & people-oriented

Diagram RACI

RACI = Responsibility Assignment Matrix. R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed.

📢 9. Communications & Stakeholder saat Eksekusi

Fakta Komunikasi Face-to-Face:

58% melalui body language
35% melalui CARA kata diucapkan (nada)
7% melalui kata-kata itu sendiri

Communication Channels = n(n-1)/2

Tipe Laporan:

Status Report — Di mana posisi proyek SAAT INI
Progress Report — Apa yang SUDAH DISELESAIKAN dalam periode tertentu
Forecast — Prediksi masa depan berdasarkan tren

👑 10. Leadership Styles

Style	Penjelasan Singkat
Laissez-faire	Hands-off, biarkan tim menentukan sendiri
Transactional	Management by exception — reward & punishment
Servant Leader	Fokus pada pertumbuhan & otonomi orang lain
Transformational	Inspirasi & empowerment untuk perubahan
Charismatic	Menginspirasi lewat antusiasme & kepercayaan diri
Interactional	Kombinasi transactional + transformational + charismatic

💡 Di Agile/Scrum, Scrum Master sebaiknya menggunakan pendekatan Servant Leader.

🏃 11. Agile/Hybrid Executing

Tim agile harus self-directed
Scrum values: Commitment, Focus, Openness, Respect, Courage
Scrum team: 1 Product Owner + 1 Scrum Master + Developers
Sprint Backlog bisa dinegosiasikan scope-nya dengan Product Owner selama sprint (tanpa mengubah Sprint Goal)

🧠 12. Ringkasan & Cara Menghafal

WAJIB INGAT:
Maslow: P-S-S-E-S (Physiological→Safety→Social→Esteem→Self-Actualization)
Herzberg: Motivator = hal positif, Hygiene = pencegah negatif
McClelland: Achievement, Affiliation, Power
Theory X = pesimis (pekerja malas), Theory Y = optimis (kerja itu natural)
Tuckman: Form-Storm-Norm-Perform-Adjourn
RACI = Responsibility Assignment Matrix
Fishbone = Cause-and-Effect = Ishikawa diagram
Resource Leveling = menunda task untuk seimbangkan resource
PM sukses pakai: Work Challenge & Expertise. PM gagal pakai: Authority, Money, Penalty

📚 Manajemen Proyek TI — Fasilkom UI | UAS Study Material

Materi 12: Executing Projects

📑 Daftar Isi

🚀 1. Pentingnya Eksekusi Proyek

📦 2. Integration Management saat Eksekusi

Hal-hal penting saat directing & managing project work:

Output Utama Eksekusi:

⚔️ 3. Conflict Management

Thomas-Kilmann Conflict Handling Modes

📚 4. Managing Project Knowledge

📖 Explicit Knowledge

🧠 Tacit Knowledge

✅ 5. Managing Quality

Tools Quality Improvement:

👥 6. Resource Management

Resource Loading vs Resource Leveling

💪 7. Teori-Teori Motivasi (WAJIB HAFAL!)

A. Maslow's Hierarchy of Needs

B. Herzberg's Motivation-Hygiene Theory

C. McClelland's Acquired-Needs Theory

D. McGregor's Theory X dan Theory Y

Theory X (Pesimis)

Theory Y (Optimis)

E. Ouchi's Theory Z

F. Thamhain & Wilemon's Influence Bases

G. Covey's 7 Habits

🤝 8. Team Development

Tuckman Model (5 Tahap)

MBTI (Myers-Briggs Type Indicator)

Social Styles Profile

Diagram RACI

📢 9. Communications & Stakeholder saat Eksekusi

Fakta Komunikasi Face-to-Face:

Tipe Laporan:

👑 10. Leadership Styles

🏃 11. Agile/Hybrid Executing

🧠 12. Ringkasan & Cara Menghafal

WAJIB INGAT:

🎯 13. Latihan Soal: Executing Projects